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Dom22102017

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Departamento de Administração

 

O Departamento Administrativo é constituído pela secretaria, tesouraria, contabilidade, provisão de recursos, patrimônio e assessoria técnica.

  • Atender às exigências legais da FEA, enquanto personalidade jurídica, criando e mantendo uma infra-estrutura administrativa básica para o funcionamento dos demais departamentos;
  • Promover a organização administrativa, técnica e financeira da FEA;
  • Prestar apoio administrativo aos demais departamentos;
  • Coordenar e controlar a gestão contábil-financeira da FEA;
  • Prover os recursos financeiros necessários à manutenção das atividades e do patrimônio da FEA;
  • Promover o aperfeiçoamento contínuo dos trabalhadores para as atividades inerentes ao departamento;
  • Manter atualizado o inventário da FEA;
  • Promover a construção, a manutenção e a conservação dos bens patrimoniais da FEA;
  • Favorecer o apoio de assessoria técnica à Diretoria Executiva da FEA.

 

Coordenações do Departamento de Administração são:

Secretaria

  • Recolher as correspondências e fax das duas sedes, repassar aos respectivos departamentos e responder àquelas que forem necessárias;
  • Encarregar-se do envio das correspondências expedidas;
  • Organizar e arquivar as correspondências recebidas e emitidas;
  • Manter os armários da secretaria devidamente arrumados;
  • Providenciar para que não falte o material de expediente da secretaria;
  • Participar das reuniões de diretoria, setorial, dirigentes e do CFE providenciando o registro de atas;
  • Providenciar, com antecedência, lista de freqüência, crachá e todo o material necessário para distribuição nas referidas reuniões. Fazer o controle do material distribuído;
  • Encarregar-se da recepção nas reuniões acima citadas e eventos do movimento espírita;
  • Ligar 2 dias antes para os dirigentes lembrando a reunião de dirigentes;
  • Manter atualizados quadros de aviso da FEA-Centro e FEA-D.Pedro;
  • Receber as informações de eventos dos departamentos e repassar para o responsável do site da FEA as atualizações;
  • Enviar um exemplar do jornal Mensageiro para as federativas e principais bibliotecas de Manaus;
  • Separar material dos eventos e campanhas para distribuição nas reuniões do CFN e CRN;
  • Periodicamente fazer a atualização do "Fique Ligado" dos dirigentes e das áreas, bem como do cadastro de atividades e dados das casas, repassando posteriormente para o responsável do site da FEA;
  • Fazer atendimento das inscrições de eventos da FEA e do Movimento Espírita.

 

Distribuidora

  • Selecionar com critério os títulos dos livros e demais produtos a serem vendidos nas livrarias da FEA;
  • Oferecer atendimento ao público antes e depois das atividades doutrinárias e nos eventos da FEA;
  • Definir horário de atendimento às casas espíritas, durante a semana;
  • Manter a local da livraria limpo, arrumado e harmonizado;
  • Manter a livraria sempre abastecida com as obras básicas;
  • Manter controle de estoque atualizado;
  • Apresentar prestação de contas mensal para a tesouraria com comprovantes de despesas e recibos em nome da federação;
  • Divulgar nas reuniões setoriais, de dirigentes, do CFE as novidades, promoções e lançamentos;
  • Promover bancas e feiras de livros espíritas em lugares públicos;
  • Arquivar e manter organizado os pedidos de livros e produtos diversos, ofícios e fax recebidos e expedidos pela livraria;
  • Providenciar com antecedência o pedido de livros para eventos;
  • Manter em dias os pagamentos das compras da livraria;
  • Orientar e treinar os ajudantes da livraria para atendimento satisfatório ao público e ao movimento;
  • Manter sempre nas livrarias bloco de recibos;
  • Providenciar transporte dos livros, produtos e expositores em caso de eventos.

 

Patrimônio e conservação

  • Responsabilizar-se pela manutenção e conservação das sedes da federação e dos bens a ela pertencente;
  • Manter atualizada a relação dos bens da Federação;
  • Fazer controle de entrada e saída de material ou equipamentos emprestados, através de termo de responsabilidade;
  • Identificar devidamente os materiais ou equipamentos da Federação;
  • Apresentar prestação de contas mensal para a tesouraria com comprovantes de despesas e recibos em nome da Federação.

 

Tesouraria e Captação de Recursos

  • Elaborar um planejamento orçamentário anual que atenda as necessidades da Federação;
  • Estar presente nas reuniões setoriais, de dirigentes, do CFE e eventos contendo bloco de recibo e tabela de mensalidades das casas para recebimento de doações, mensalidades, inscrições etc;
  • Receber a prestação de contas dos departamentos e eventos para registro, arquivamento e demonstrativo geral;
  • Apresentar balancete mensal e afixar no quadro de avisos das sedes da FEA;
  • Apresentar para o Conselho Fiscal o balancete anual;
  • Estar à disposição dos membros do Conselho Fiscal para quaisquer esclarecimentos;
  • Manter atualizados os pagamentos dos tributos municipais, estaduais e federais;
  • Fazer o imposto de renda da FEA;
  • Manter em dias as contas das sedes da Federação (água, luz, telefone, etc.).

 

Coordenação de Eventos

  • Elaborar o programa geral a ser desenvolvido;
  • Distribuir as tarefas das equipes e designar um coordenador para cada uma delas;
  • Acompanhar o trabalho desenvolvido pelas equipes;
  • Definir, juntamente com a diretoria da FEA as atividades artísticas que deverão constar da programação;
  • Elaborar o cerimonial do evento;
  • A equipe deverá escalar um mestre de cerimônias (pessoa habilitada), elaborando com ele um roteiro para todo o evento (deixando o espaço para as eventualidades), que deverá conter, mais ou menos, o seguinte: quem fará a prece de abertura; quem comporá a mesa; os avisos que serão dados; a apresentação do expositor; os números de artes; os agradecimentos e a prece final;
  • Realizar reunião de avaliação do evento.

 


Equipe de Secretaria

  • Receber a ficha de inscrição dos participantes e providenciar relação dos mesmos;
  • Elaborar e distribuir, previamente, folder, livreto, cartazes e fichas de inscrições;
  • Providenciar crachás para expositores e participantes;
  • Providenciar ficha de avaliação do evento;
  • Distribuir e recolher o material de perguntas e as fichas de avaliação (podem ser colocadas em uma das saídas do auditório);
  • Providenciar local de achados e perdidos;
  • Providenciar junto à secretaria geral da FEA os ofícios para providências antes do evento e de agradecimento no final do evento, às empresas e instituições que contribuíram para a realização do mesmo.

 


Equipe de Divulgação

  • Enviar, com antecedência, para os principais órgãos da imprensa espírita e não espírita, informações sobre o evento;
  • Separar material dos eventos para as reuniões da Comissão Regional Norte e para o Conselho Federativo Nacional;
  • Elaborar lista de distribuição do cartaz de divulgação;
  • Elaborar leiaute de camiseta de trabalhadores do evento;
  • Gravar em vídeo todas as atividades realizadas durante o evento, não só para enriquecer a videoteca da instituição, como também para formar o arquivo histórico dos eventos, pedindo autorização prévia aos expositores;
  • Quando necessário, contratar empresas de aluguel de áudio e vídeo;
  • Providenciar o serviço de filmagem e fotografia do evento.

 


Equipe de finanças

  • Juntamente com a tesouraria da FEA, levantar os custos do evento e elaborar o orçamento para definição da taxa de inscrição, com base nos custos registrados no orçamento, objetivando tornar o evento auto-sustentável;
  • Providenciar agenda de pagamento de fornecedores;
  • Apresentar a prestação de contas após a realização de evento.

 

Equipe de hospedagem e transporte

  • Cuidar de passagens e hospedagens para os expositores convidados, e hospedagem para os participantes de outras cidades e estados;
  • Providenciar os meios de transportes para translado dos expositores convidados nos trechos aeroporto - hotel - evento;
  • Providenciar transporte de material ou equipamento necessário ao desenvolvimento das atividades no evento, bem como do deslocamento de trabalhadores para resolver alguma situação.

 

Equipe de infra-estrutura, serviços gerais e apoio técnico

  • Arrumar e manter sempre em ordem o local do evento, promovendo a sua programação visual;
  • Estabelecer a rotina de funcionamento de serviços gerais durante o evento;
  • Providenciar o material que será utilizado nas conferências, apresentação de trabalhos e atividades afins, tais como: retro-projetores, quadro-branco, pincel, apagador, projetor de slides, vídeo, telão, etc;
  • Fazer e manter a ornamentação do local, inclusive providenciar toalha e arranjo para mesa central e do expositor;
  • Cuidar da parte técnica: som, iluminação, filmagens, fotografia etc., ficando sempre alguém de plantão para qualquer eventualidade;
  • Providenciar o bom funcionamento dos sanitários do recinto.